أنواع المخزون وكيفية إدارته بكفاءة لتحقيق النجاح في الشركات

من خلال المقال نتعرف على ماهية المخزون وأنواعه ومدى فائدته للشركات والمؤسسات، الجدير بالذكر أن هناك أنواع عديدة من المخزون سوف نتطرق لها بالتفصيل فيما يلي:

تعريف المخزون

المخزون هو السلع التي تقوم الشركات والمؤسسات بتخزينها في مستودعات ومخازن لفترة معينة لتتمكن من تصنيع المنتجات وتلبية احتياجات العملاء، لذلك يتم إدارته بطرق متعددة تقوم الشركة باختيار الطريقة التي تناسبها.

أنواع المخزون

من خلال ما يلي نتعرف على أنواع المخزون والتي تصل على 12 نوع بالتفصيل:

أنواع المخزون حسب الغرض منه:

• مخزون الأمان: وهي عبارة عن تخزين السلع والمنتجات الغير متواجدة بكثرة في السوق لحين استخدامها في المستقبل.
• المخزون التشغيلي: وهي السلع والمواد ذات الصلة بعملية الإنتاج.

أنواع المخزون حسب الاستعمال:

• المواد الأولية: عبارة عن المواد الخام التي تستخدم في مراحل التصنيع المختلفة.
• مواد التغليف: وهي الخامات المستخدمة في تغليف المنتجات بعد انتهاء مرحلة التصنيع.
• المحركات والمولدات: يتم استخدامها عند حدوث أعطال في الآلات المستخدمة في التصنيع أو أعطال الكهرباء.
• مخلفات عملية التصنيع: وهي المواد التي تخلفت عن عملية التصنيع ويتم استخدامها بطريقة

أنواع المخزون حسب طبيعة الطلب

• الطلب المستقل: المقصود سلع معينة متوفرة في المخازن وعليها طلب كبير في السوق.
• الطلب التابع: وهو عبارة عن طلب سلع ذات صلة بسلع أخرى، لذلك لا تعد جزء من راس المال الخاص بالمنشأة.

أنواع المخزون حسب طبيعة الاستهلاك

• المنتجات التي لا تنتهي بالاستهلاك: بمعنى أنها غير مرتبطة بحجم الاستهلاك وما زالت محتفظة بجودتها.
• المنتجات الصالحة للاستهلاك: وهي المنتجات التي ما زال تاريخ صلاحيتها ممتد.
• المنتجات التي لا تصلح للاستهلاك: وهي المنتجات التي انتهى تاريخ الصلاحية الخاص بها.

مفهوم إدارة المخزون

إدارة المخزون هى العمليات الخاصة بإدخال السلع والمنتجات وتخزينها بصورة منظمة للتمكن لاحقًا من تتبعه بسهولة ومعرفة السلع التي قاربت على الانتهاء لشراء سلع أخرى لتقديم خدمات متميزة ومستمرة للعملاء طوال الوقت.

مصطلحات وتقنيات إدارة المخزون

هناك طرق مختلفة تمكن الشركات من إدارة المخزون نوضحها فيما يلي:

• التحليل الثلاثي للمخزون: يعتمد على ترتيب السلع حسب تكلفة التخزين وأهميتها.
• كمية الطلب الاقتصادي: تتطلب تخزين السلع والمنتجات المتعلقة بالإنتاج مما يؤدي لخفض التكاليف.
• الحد الأدنى لحجم الطلبية: شراء اقل كمية من السلع من الموردين، للمحافظة على توفر التدفق والسيولة النقدية وتحقيق أرباح كبيرة عن طريق بيع المنتجات والسلع.
• تحسبًا فقط: المقصود هنا شراء كميات كبيرة من المنتجات والسلع وتخزينها لضمان تلبية طلبات العملاء دون توقف.
• الوارد أولاً صادر أولاً: يتم هنا ترتيب السلع حسب تاريخ دخولها المخازن حتى يتم بيع المنتجات القديمة أولا.  
• الوارد أخيرًا صادر أول: وهي عكس الطريقة السابقة حيث يتم ترتيب المنتجات حسب تاريخ دخولها واستخدام الأحدث لبيعه.

أهمية تخطيط المخزون

إدارة المخزون تتطلب مهارة من قبل القائمين عليها لذلك نجد أن أهميتها تظهر في:

• رفع كفاءة سلسلة التوريد: بمعنى إدارة المخزون بفاعلية تضمن تدفق السلع والمواد بطريقة سهلة.
• تحقيق رضا العملاء: الإدارة الجيدة للمخزون، تساعد على تلبية طلبات العملاء أول بأول عن طريق توفير السلع والمنتجات بصفة مستمرة.
• التكاليف: تعني عدم ربط التكلفة المتعلقة بالاحتفاظ بالمخزون براس المال، بالتالي توفر سيولة نقدية بالشركة.
• تقليل المخاطر: يساعد على حماية الشركة أو المنشأة من تقلبات السوق المتعلقة بالعرض والطلب.
• الميزة التنافسية: يتم الوصول إليها عن طريق تطبيق بعض الاستراتيجيات التي تساعد على إدارة المخزون بطريقة جيدة.
• اتخاذ القرارات القائمة على البيانات: من خلال توفر البيانات حول المخزون تتمكن الإدارة من اتخاذ القرارات التي تساعدها على التخطيط.
• تعزيز الكفاءة والتحسين المستمر: تطبيق أتمتة إدارة المخزون، تساعد على رفع الكفاءة التشغيلية.

تحديات التخطيط للمخزون

يوجد الكثير من التحديات التي تجعل إدارة المخزون تحتاج لبذل مجهود كبير، كما سنوضح فيما يلي:

• وجود كميات كبيرة من المخزون داخل مخازن الشركة، بجانب عدم التمكن من معرفة الأصناف الموجودة بالمخزن أو معرفة أماكن تخزينها.
• قلة المعلومات الخاصة بالسلع المخزنة مما يجعل من الصعب معرفة الوقت المناسب لشراء كميات إضافية أخرى لتعويض الكميات المباعة.
• استخدام الطرق التقليدية لإدارة المخزون مما يجعل سير العمل بطيء.
• التغيرات التي تطرأ على طلبات واحتياجات العملاء وعدم مواكبتها يترتب عليه عدم القدرة على تلبية رغباتهم.
• الاستغلال السيئ للمستودعات والمخازن يهدر الوقت ويتطلب بذل مجهود كبير.

طرق تقييم المخزون

يتم تقييم المخزون بناء على استخدام أحد الطرق التالية:

1- طريقة الوارد أولاً صادر أولاً

تعتمد تلك الطريقة على بيع المنتجات والسلع التي تم شرائها أولا وتخزينها، بالتالي عند تقييم المخزون نجد توافق بين سعر السوق وسعر البيع.

2- طريقة الوارد أخيرًا صادر أول

يتم بيع المنتجات التي تم شرائها مؤخرًا لذلك نجد أن سعر المخزون يكون على الأسعار القديمة لذا عند تقييم المخزون يتم خصم سعر الشراء وسعر السوق الحالي مما يعطينا رؤية حول نسبة الأرباح.

أنواع جرد المخزون

يوجد أكثر من طريقة لجرد المخزون نعرضها فيما يلي:

الجرد المستمر:

 يساعد الإدارة على معرفه القيمة الفعلية للمخزون في كل وقت وذلك من خلال تسجيل عمليات البيع والشراء فور إتمامها، مما يترتب عليه تحديث البيانات الخاصة بالمخزون أول بأول، من خلال تلك الطريقة يمكن تحديد مستويات المواد لحظيا ومراقبه مستمرة للمخزون، مما يترتب عليه تقليل عن منتجات التالفة والمفقودة.

الجرد الدوري:

يتم استخدام تلك الطريقة على فترات زمنية تم تحديدها من قبل إدارة الشركة أو يمكن تطبيقها عند إعداد قائمة المركز المالي للشركة، حيث يتم جرد المخزون في نهاية الفترة المالية ومقارنتها بما تم تدوينه في السجلات الدفترية يتم اتباع تلك الطريقة في الشركات التي لا تحتاج الى متابعه المخزون بصفة يومية، بالإضافة إلى أنها تساعد على اكتشاف قيمة المخزون الفعلي وبين المسجل في الدفاتر.

الجرد المفاجئ:

يتم دون إعلام أي شخص بموعد الجرد بهدف اكتشاف أي عوامل اختلاس أو سرقه بجانب التأكد من تواريخ الصلاحية لكافة السلع والمنتجات، بالإضافة إلى التخلص من المنتجات التي انتهى صلاحيتها لذلك يتم الاعتماد على تلك الطريقة لإحكام الرقابة الداخلية على المخزون.

طريقة القيام بجرد المخزون

يجب اتباع الخطوات التالي ذكرها لجرد المخزون بكل دقة:

• تحديد طريقة الجرد: يجب على المؤسسة أو الشركة تحديد الطريقة التي تناسبها، سواء كانت جرد مستمر أو دوري أو مفاجئ.
• تنظيم المخزون: يجب التأكد من تنظيم وترتيب السلع والمنتجات حتى يسهل حصرها وعدها بكل دقة.
• استخدام البرامج المحاسبية: تتيح سرعة تنفيذ عملية الجرد ودقة البيانات الناتجة عنه.
• التحقق المزدوج: يقصد به إسناد عملية الجرد لفريق محدد وبعد الانتهاء يتم إعادة الجرد بواسطة فريق أخر للتأكد من صحة البيانات.
• تسجيل البيانات: وتعد الخطوة الأخيرة التي تتطلب تسجيل النتائج المترتبة على الجرد.

الوقت المناسب لجرد المخزون

يمكن القيام بجرد المخزون في الفترات التي تشهد بطء عمليات البيع، الجدير بالذكر أن هناك بعض الشركات التي تلجأ للجرد المستمر المرتبط بعمليات البيع بالإضافة إلى الجرد الدوري كل فترة تحددها الشركة وفقًا لسياستها.

كيف يمكن الاستفادة من جرد المخزون

القيام بجرد المخزون يساعد الشركات على معرفة كمية وقيمة المخزون في نهاية الفترة المالية بالإضافة إلى:

1- معرفة إجمالي الأرباح

 وذلك من خلال احتساب الفرق بين تكلفة السلع المباعة وبين حجم المبيعات من خلال المعادلة التالية:

تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي

2- التحقق من المركز المالي

في الميزانية العمومية يتم تحديد قيمة المخزون الختامي، مما يساعد على تقييم مركز الشركة المالي.

3- الكشف عن السرقة والاختلاس

من خلال استخدام الجرد الدوري والجرد المفاجئ، لضبط أي تلاعب بالدفاتر أو السجلات الخاصة بالمخازن.

4- التأكد من صحة البيانات المحاسبية

يمكن التيقن من صحة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر من خلال الجرد الدوري الذي يتيح الفرصة لتصليح أي أخطاء بالبيانات بجانب الجرد المفاجئ الذي يعزز مدى صحة البيانات الخالصة بالمخزون.

مثال عملي لجرد المخزون

من خلال الأمثلة التالية نتعرف على طرق الجرد المختلفة:

مثال على الجرد الدوري:

قامت شركة س بعمل جرد سنوي في 31 ديسمبر وذلك لمعرفة قيمة المخزون الإجراء المتبع عد عدد الكتب وتقييم قيمتها على القيمة السوقية أو التكلفة الشرائية.

مثال على الجرد المستمر:

يبيع متجر إلكتروني منتجات وسلع إلكترونية مع كل عملية بيع أو شراء يقوم المختص بتسجيل العملية في الدفاتر المحاسبية.