الدورة المحاسبية: تحليلها وكيفية إعدادها وأهميتها للشركات

إن الدورة المحاسبية تشمل كل الخطوات والمهام المالية التي تحتاج إليها المنشآت والمؤسسات المختلفة والشركات، ما هو تعريف الدورة المحاسبية؟ وما هي خطوات إعداد الدورة المحاسبية؟ وما هي أهم العناصر الخاصة بالدورة المحاسبية؟ و الكثير من الأسئلة الاخرى التي يمكنك التعرف عليها من خلال هذا المقال.

تعريف الدورة المحاسبية

 الدورة المحاسبية هي تلك الخطوات والعمليات التي يتم تسجيلها بشكل مرتب ومتتالي وبتسلسل محدد من خلاله يتم الحصول على البيانات اللازمة لمعرفة الأداء المالى الخاص بالشركة  بالتالي يتم تسجيل تلك البيانات بمنتهى الدقة بدون ترك أي مجال للخطأ مما يحافظ على المنشأة من الاحتيال والغش وتحقيق الكثير من الأهداف.

حيث أنها تحتوي على كافة المعاملات المالية والتي تشمل القيود اليومية والحسابات الختامية في خلال فترة زمنية محددة، وإن كافة تلك الخطوات في الدورة المحاسبية تعتمد على بعضها البعض.

عناصر الدورة المحاسبية

هناك العديد من المكونات التي تشملها الدورة المحاسبية والتي تضمن حساب المبيعات والمشتريات ، بالإضافة إلى الحسابات النقدية، فضلًا عن حساب الإيرادات والمصروفات، حساب الديون، وحساب المخزون كما أنها تشمل العديد من تقارير المحاسبة الأخرى التي تعتمد على الأساسيات التالية:

1- تسجيل معاملات دفتر اليومية

إنه من الأدوات الأساسية التي من خلالها يتم تسجيل كافة المعاملات المالية الخاصة بالمنشأة، حيث يتم تسجيل كافة المدخلات إلى المخزون والمصروفات منه بصورة يومية، والتي تساعد في توثيق كل العمليات المالية المختلفة.

2- تسجيل المعاملات

يتم تسجيل كل من المعاملات المالية المختلفة الأخرى كل منهم في الحسابات المسجلة به بشكل مناسب، وتلك الطريقة تساعد في تصنيف المعاملات المالية وجعلها أكثر تخصيصًا.

3- تسجيل المعاملات في دفتر الأستاذ

بعد إتمام تلك المرحلة يتم نقلها إلى دفتر الأستاذ وهو الدفتر الذي يحتوي على الحسابات المالية للمنشأة، وبناء على ذلك يتم تسجيل الحسابات بصورة محددة والتي من خلالها يتم تتبع الأرصدة الخاصة بالمنشأة وتحليلها بدقة.

4- عمل ميزانية المراجعة

يأتي بعد تسجيل تلك المعلومات في دفتر الأستاذ حيث يتم تسجيل به الحسابات المدينة، والأرصدة الائتمانية والتي من خلالها يظهر أداء المنشأة الإجمالي الخاص بتلك المنشأة.

اهداف الدورة المحاسبية

هناك العديد من الأهداف التي يمكن الحصول عليها من خلال عمل الدورة المحاسبية والتي تشمل الآتي:

• تفادي أي أخطاء في شتى المعاملات المالية من خلال التعرف عليها بشكل دقيق للغاية.
• التعرف على الضرائب ومساعدة أيًا من الأطراف الخارجية التي تتبع المعاملات المالية الخاصة بها.
• يكسب المستثمرين الثقة الكبيرة والممولين لضمان وضع أموالهم في المنشاة.
• يتم مراقبة من خلالها الشركة أو المؤسسة وأدائها بشكل دائم.
• تساعد الدورة المحاسبية الإدارة في أخذ القرارات المستقبلية التي من شأنها تطوير ونمو المنشأة.
• الحماية من الاغتيال والغش ومتابعة كل المعاملات في خلال تلك الفترة.

خطوات الدورة المحاسبية

هناك بعض الخطوات الأساسية التي من خلالها تتم الدورة المحاسبية والتي تتم على النحو التالي:

1- تحديد المعاملات المالية

إنها الخطوة الأولى ومن أهم تلك الخطوات التي تتم ضمن تلك الدورة، فإن كافة تلك الخطوات التي تأتي بعد ذلك بناء عليها، بالتالي يحب أن يكون هناك معاملات يومية دقيقة للغاية تتعلق بأي منشأة.

2- تحليل المعاملات

يتم فهم طبيعة كافة المعاملات التي تتم في المنشأة وتأثير تلك المعاملات على البيانات المالية التي تتعلق بالشركة، فإن تحليل تلك المعاملات يساعد في فهم السوق وأداء مبيعات تلك المنتجات وتحسين المعاملات في مجالات أخرى لتقليل التكاليف.

3- تسجيل المعاملات فى دفتر اليومية

إنها من الدفاتر الهامة التي تعد من أهم الأدوات المحاسبية والتي تتم بشكل يومي أو أسبوعي وقد تصل إلى تسجيل الدفاتر بشكل شهري، والتي تعتمد على التسجيل بصورة مزدوجة ما بين المدخلات والمصروفات من داخل المنشأة.

4- ترحيل المعاملات الى دفتر الاستاذ

الآن يتم نقل كافة المعاملات التي تمت بالفعل في دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ ومن خلال إتمام تلك الخطوة بشكل دقيق يتم تسجيل كل معاملة يتم نقلها بتاريخ قيد مالي لكي يتم متابعة المدة الخاصة به بدقة، كما أننا في المساند نوفر دفتر الأستاذ الذي يتم تسجيل به البيانات بشكل أسهل وأدق ومتابعة العمليات التي تتم به بشكل مرن للغاية.

5- اعداد ميزان المراجعة

إن ميزان المراجعة يحتوي على كل من حسابات الدائن والمدين وجمع كل المعاملات المالية الخاصة بكل من تلك الحسابات، وفي حالة ما إن لم تكن الحسابات متساوية فإن هناك حتمًا خطأ في تسجيل القيود اليومية أو نقلها إلى دفتر الأستاذ،

6- تسوية نهاية الدفتر

الآن يتم تسوية كافة القيود من الإيرادات والمصروفات والتي يتم تسجيلها مع كل فترة محاسبية، والتي تشمل كل المبالغ المطلوبة في حسابات المنشأة.

7- اعداد ميزان المراجعة بعد التسويات

يتم إعداد ميزان المراجعة مرة أخرى بعد إضافة القيود الخاصة بالتسوية إلى الميزان الخاص بالمراجعة، فإنها أحد الأساسيات التي تعتمد عليها تلك الدورة المحاسبية لكي تكتمل بشكل ناجح، وضمان أن تكون متساوية والتعرف على سبب وجود مشكلة في ذلك.

8- اعداد القوائم المالية

هناك العديد من القوائم المالية التي تتم مع نهاية كل فترة والتي تشمل ثلاث قوائم مالية التي تتضمن كل من:

 قائمة الدخل:

إنها من القوائم المالية الهامة التي توضح الأرباح والخسائر الخاصة بالمنشأة والتي تشمل حسابات الإيرادات والمصروفات.

يتم عمل تلك القائمة الخاصة بالدخل بشكل سنوي أو نصف سنوي وحساب النشاط، ومن خلالها يتم حساب إمكانية الاستثمار بها أم لا وتحديد الضرائب.

قائمة المركز المالي أو الميزانية المالية:

إنها تتضمن كل من الخصوم والأصول الخاصة بالمنشأة على أن تكون الأصول متساوية مع الخصوم وحقوق الملكية.

حيث يتم الحساب من خلال معادلة الأصول = الخصوم + حقوق الملكية.

قوائم التدفقات المالية:

تتضمن القوائم المالية كل من الأنشطة التشغيلية والأنشطة التمويلية بالإضافة إلى الأنشطة الاستثمارية، على أن يتم إعدادها بصورة ربع سنوية أو نصف سنوية ويمكن عملها بشكل سنوي.

9- اغلاق الحسابات

إنها الفترة التي من خلالها يتم إعداد الشكل النهائي لتلك الفترة المالية مع بداية كل فترة جديدة أخرى، ومن ضمن الحسابات التي يتم غلقها هي المصروفات والإيرادات على أن تكون بداية تلك الحسابات في الفترة الجديدة بصفر، أيضًا يتم غلق حسابات دفتر الأستاذ، كما أن الحسابات التي لا يتم غلق حسابات هي حسابات الخصوم والأصول.

10- اعداد ميزان المراجعة الختامى

يتم توضيح في هذا التقرير كل ما يتعلق بتلك الدورة المحاسبية والنتائج التي تظهر من خلال مراحلها المختلفة والبيانات التي تم تسجيلها في الدفاتر والقوائم المختلفة.

توقيت الدورة المحاسبية

إن الدورة المالية يجب أن تكون مع بداية العام المالي الخاص بالمنشأة هو غير مرتبط بوقت محدد، لكن يتم تسجيل البيانات الخاصة بالدورة المحاسبية مع نهاية كل فترة مالية.

نصائح لاتمام الدورة المحاسبية بنجاح

هناك بعض النصائح الأساسية الهامة التي من خلالها يتم إنهاء الدورة المحاسبية بنجاح وهي:

• الاعتماد على أحد الأنظمة أو البرامج المحاسبية الاحترافية التي من بينها نظام المساند المتخصص في تلك المهام.
• التسجيل الفوري لكل المعاملات المالية يضمن عدم فقدان أي من تلك المعاملات.
• راجع كافة المعاملات والتأكد من إدخالها بشكل صحيح.
• تدريب الفريق المالي على التعامل من خلال البرنامج المحاسبي.
• تحليل الأداء المالي بشكل مستمر لفهم الاستراتيجيات والأساسيات الخاصة بالمنشأة.
• توثيق المعاملات المالية والتي يكون الغرض منها تسهيل مراجعتها وتدقيقها.

اهمية عملية الترصيد فى الدورة المحاسبية

إنه من خلالها يتم إنشاء سجلات مالية دقيقة للمركز المالي الخاص بالمنشأة، وتكمن أهمية عملية الترصيد تلك في بعض النقاط والتي تشمل الآتي:

التحكم المالي:

إن الدورة المحاسبية من الأدوات الهامة التي من خلالها يتم التحكم المالي في المنشأة، والتي من خلالها يتم تتبع الإيرادات والمصروفات ومستوى النفقات مع إمكانية إدارة المخاطر المالية.

التخطيط المالي:

إن الدورة المحاسبية كافة البيانات اللازمة التي من خلالها يتم تسهيل عملية التخطيط المالي وإعداد موازنة مالية تقديرية، كما أن البيانات تحدد احتياجات المنشأة لكي تتطور في المستقبل وتحقق استقرارها المالي.

تطبيق المعايير المالية:

هنا تأتي الخطوة الأهم على الإطلاق التي من خلالها نتأكد أن كافة الخطوات الخاصة بالدورة المحاسبية تمت بالشكل الصحيح وهي تفعيل كل المعايير المالية المختلفة، تعتمد تلك المرحلة على تفعيل المبادئ المحاسبية العامة Gaap والمعايير المحاسبية الدولية IFRS.

الفرق بين الدورة المحاسبية و دورة الميزانية

هناك بعض الفروق ما بين كل من الدورة المحاسبية ودورة الميزانية والتي تتمثل في النقاط التالية: