المصروفات المدفوعة مقدما: تعريفها، أهميتها، وخصائصها

تعرف فى هذا المقال على جميع المعلومات المتعلقة بالمصروفات المدفوعة مقدما و اهميتها للشركات و المؤسسات بالاضافة الى التعرف على الخصائص المميزة لهذه المصروفات. و كيف يمكننا تفرقتها عن المصروفات المستحقة. و كيف يتم تسجيلها في القوائم المالية.

ما هي المصروفات المدفوعة مقدما؟

المصروفات المدفوعة مقدما عبارة عن مبلغ تم دفعه مقدمًا قبل أن تحصل المؤسسة أو الشركة على الخدمة او السلعة، المميز ان ذلك النوع من المصروفات يساعد على الإدارة المثالية للتدفقات النقدية في الشركات والمؤسسات حيث يتم دفع المبلغ الكلي أو جزء منه للموردين بهدف تخفيف العبء المالي قصير الأجل على الشركة مما يترتب عليه إمكانية العمل على التخطيط المالى بصورة أفضل.

أمثلة على المصروفات المدفوعة مقدما

من خلال الأمثلة التالية نوضح مفهوم المصروفات المدفوعة مقدما بصورة أوضح:

• رسوم عقد الصيانة: يمكن دفعها مقدما للاستفادة من خدمات الصيانة عند الحاجة إليها.
• التأمين على العمال: تقوم الشركة بدفع التأمينات للجهات المختصة مقدما لتوفير الخدمة لاحقا للعاملين بالشركة.
• تكاليف التسويق والإعلان: يتم دفعها مقدما نظير الاستفادة من خدمات مستقبلية، تساعد على زيادة المبيعات ومن ثم زيادة الأرباح.
• تأمين السيارات: نقوم الشركة بدفع التأمين مقدما للشركة المختصة، نظير تعويضها مستقبلا عند حدوث حوادث سير على سبيل المثال.

أهمية المصروفات المدفوعة مقدما

من خلال ما قدمناه سنوضح أهمية المصروفات المدفوعة مقدما للشركات والمؤسسات بالتفصيل فيما يلي:

• توفير الوقت والجهد: دفع الأموال مقدما يقلل تسجيل المعاملات المالية وإصدار الفواتير المتكررة.
• المحافظة على الاستقرار المالي: دفع المصروفات مقدما يجعل الشركة مستقرة ماليا ولا تواجه أي أعباء أو ديون مستقبلا.
• تحسين التدفق النقدي: دفع المبلغ او جزء منه مقدما قبل استلام المنتج أو الخدمة يترتب عليه توزيع التكلفة على فترات زمنية مختلفة بالتالي التخفيف من الأعباء المالية التي تواجه الشركة عند استلام السلع او الاستفادة من الخدمات.
• خفض المخاطر المالية: تساعد المصروفات المدفوعة مقدما في استدامة أعمالها حيث يتم دفع تكاليف الصيانة مقدما بالتالي عدم تكبد مبالغ إضافية للصيانة عند الحاجة إلى ذلك.
• توجيه الاستثمار: يمكن استغلال المصروفات التي سبق دفعها مقدما للاستفادة منها لمشاريع أخرى تدر ربح للشركة.
• إدارة الميزانية بصورة أفضل: الدفع المقدم يعمل على تقدير التكلفة الإجمالية المصروفات المتعلقة بالفترة القادمة، بالتالي القيام بتخطيط الميزانية الخاصة بها بصورة أفضل.

خصائص المصروفات المدفوعة مقدما

المصروفات المدفوعة مقدما يجب أن ترتكز على عدة خصائص نوضحها فيما يلي:

• الدفع المسبق: يجب أن تقوم الشركة بدفع كامل المبلغ أو جزء منه مقدما قبل استفادتها من المنتجات أو الخدمات المتفق عليها.
• التوزيع على فترات زمنية: يجب أن يكون المبلغ مقسم على فترات زمنية لتخفيف العبء المالي على الشركة.
• التصنيف المحاسبي: يتم اعتبارها أصول قصيرة المدى في الميزانية وذلك لتوضيح الهدف من إنفاق المبلغ ألا وهو الاستفادة منه مستقبلا.
• التأثير على ميزانية الشركة: تسجيل هذا النوع من المصروفات كأصول مدفوعة مقدما يساعد على زيادة صافي أرباح الشركة.
• الاستفادة المستقبلية: نظير دفع مبلغ مقدما سوف تستفيد الشركة بخدمة مستقبلا على سبيل المثال دفع تأمين السيارات، يجعلها تستفيد من خدمات شركة التأمين في المستقبل.
• التسجيل والتحويل: عند الاستفادة من المنتج او الخدمة يتم تحويل المصروفات كأصول مدفوعة مقدما إلى مصروفات بقائمة الدخل.

القيود المحاسبية المصروفات المدفوعة مقدما

يتم تسجيل المصروفات المدفوعة مقدما في قائمتين كما سنوضح فيما يلي:

قيد المصروف المدفوع مقدما

يتم تقييده في السجلات حيث يتم حذفه من الجانب المدين لإضافته لحساب النقدية في خانة الدائن.

قيد الاستهلاك

يتم تسجيله في نهاية السنة المالية حيث يقوم المحاسب بخصم قيمة المبلغ المصروف مقدما والمدرج كحساب دائن وإضافته إلى حساب المصروفات كحساب مدين.

موقع المصروفات المدفوعة مقدما في القوائم المالية

يتم تسجيل المصروفات المدفوعة مقدما في قائمتي الدخل والميزانية العمومية كما سنوضح فيما يلي:

الميزانية العمومية: يتم تدوين تلك المصروفات تحت بند الأصول المتداولة حيث أنه يمكن تحويلها لسيولة نقدية خلال العام.

قائمة الدخل: يتم توزيع القيمة الاجمالية للمصروفات على الفترات المحاسبية المختلفة، وذلك حسب جدول الاهلاك المطبق بالشركة، الجدير بالذكر أن تسجيلها في قائمة الدخل يساعد على مطابقة المصروفات مع الإيرادات في الفترة التي تم الدفع فيها.

الفرق بين المصروفات المدفوعة مقدما والمصروفات المستحقة

يمكن التفرقة بين كل من المصروفات المستحقة والمصروفات المدفوعة مقدما من خلال الجدول التالي: